Kantoor bureau lease: bedrijven

Waarom lease je eigenlijk een bureau voor je bedrijf?

Stel je voor: je hebt tien nieuwe werknemers. Ze starten volgende week.

Je hebt goede stoelen, maar de bureaus? Die zijn oud, niet verstelbaar, of gewoon niet comfortabel.

Je kunt tien nieuwe kopen, maar dat is een directe klap van zo’n €5.000 tot €7.000 uit de vrije kas. Dat voelt even slikken. Een bureau lease is simpelweg een financieringsvorm.

Je huurt het bureau voor een vast bedrag per maand, in plaats van het in één keer te kopen. Het blijft eigendom van de leasemaatschappij totdat het laatste termijnbedrag is betaald. Voor veel bedrijven is dit een uitkomst, vooral omdat een zit-sta bureau tegenwoordig standaard is. De tijd dat bureaus gewoon een plaat hout op vier poten waren, is voorbij.

Een goed bureau is een stukje gereedschap. Een zit-sta bureau, oftewel een hoogte verstelbaar bureau, is essentieel voor de productiviteit en gezondheid van je team.

Door te leasen houd je cash over voor andere investeringen, terwijl je wel direct beschikt over topkwaliteit materiaal.

De kern: Hoe lease je een zit-sta bureau voor je team?

Leasen werkt anders dan kopen, maar het proces is vrij rechttoe rechtaan. Meestal zit er geen onderhoudsdienst bij zoals bij een leaseauto, maar de financiële constructie is vergelijkbaar.

Je betaalt voor het gebruik, niet voor het bezit. De looptijd is een cruciale factor. Een leasecontract voor kantoormeubilair loopt vaak 36, 48 of 60 maanden.

Kies je voor een kortere looptijd, dan is het maandbedrag hoger, maar ben je sneller klaar.

Een langere looptijd drukt de maandlasten, maar je betaalt uiteindelijk meer rente. Er zijn grofweg twee soorten leasing: financial lease en operational lease. Bij financial lease koop je het bureau op afbetaling. Na de looptijd is het bureau 100% van jou.

Dit is handig als je de afschrijving op je eigen balans wilt zetten. Bij operational lease huur je het bureau voor een vaste periode.

De leasemaatschappij blijft eigenaar. Dit is vaak voordeliger voor de cashflow en de investering blijft buiten je balans. Aan het einde van de rit lever je de bureaus in of koopt ze voor een restbedrag.

Prijzen en modellen: Wat kost het om te leasen?

Om een idee te geven: een degelijk elektrisch zit-sta bureau van een merk als Flexispot (bijvoorbeeld de E7) of IKEA (Bekant) kost in de aanschaf tussen de €450 en €600 per stuk.

Als je er tien nodig hebt, praat je over €5.000 tot €6.000. Bij een financial lease van 60 maanden (5 jaar) met een rente van circa 6-8% betaal je al snel €110 tot €130 per maand voor één bureau van €550.

Voor tien bureaus zit je dan op €1.100 tot €1.300 per maand aan vaste lasten. Dat is overzichtelijk. Het type bureau bepaalt de leaseprijs. Een simpel handmatig bureau (zoals de IKEA Trotten) lease je voor minder, maar voor professioneel gebruik wil je elektrisch. Kies voor minimaal een dubbele motor voor stabiliteit, zeker als je zware beeldschermen gebruikt.

Let op de voorwaarden. Sommige leasepartijen rekenen aan het einde van de rit een 'einde-looptijd-vergoeding'.

Anderen bieden een all-in prijs waarbij garantie en service zijn inbegrepen. Vraag altijd offertes aan bij meerdere partijen voordat je tekent.

Voor- en nadelen van leasen voor bedrijven

Voordelen zijn duidelijk. Je spreidt de kosten.

In plaats van één grote aankoop, los je maandelijks een bedrag af. Dit houdt je liquiditeit gezond. Ook kun je sneller upgraden.

Na vijf jaar zit je niet meer met oude bureaus, maar lease je de nieuwste modellen met betere motoren en geheugenposities.

Een ander groot voordeel is de fiscale behandeling. Leasebedragen zijn vaak volledig aftrekbaar als bedrijfskosten. Bij financial lease mag je zelfs de BTW direct aftrekken. Dat kan een aanzienlijke besparing opleveren vergeleken met een directe aankoop.

Er zijn ook nadelen. Je zit vast aan een contract.

Als je bedrijf plotseling inkrimpt, zit je nog steeds vast aan de leasebetalingen voor bureaus die leeg staan. Ook ben je vaak verplicht om het bureau te verzekeren, wat weer extra maandlasten met zich meebrengt. Daarnaast is het belangrijk om te checken of je de bureaus mag customizen.

Bij sommige leases mag je geen gaten boren voor kabelmanagement of accessoires, omdat het eigendom van de leasemaatschappij blijft.

Dat is praktisch gezien vaak wel relaxed, maar goed om te weten.

Praktische tips voor het leaseproces

Voordat je een handtekening zet, moet je weten wat je team echt nodig heeft.

Niet elk bureau hoeft de allerduurste te zijn. Voor een receptie is een eenvoudig model vaak voldoende, maar voor een programmeur die 8 uur per dag aan het bureau zit, is een stabiel frame met een dubbele motor essentieel.

"Een bureau dat wiebelt als je typt, is dodelijk voor je focus. Check altijd de stabiliteit op maximale hoogte." - Lars Hendriks, ergonomie expert

Vraag altijd om een proefplaatsing. Voordat je een order voor 20 bureaus plaatst, wil je er minimaal één testen. Zit de bediening fijn? Is het geluidsniveau van de motor acceptabel?

En hoe voelt het blad aan? Een proefperiode van een week is gebruikelijk.

Let op de garantievoorwaarden. Een bureau lease duurt vaak 5 jaar, maar motoren kunnen eerder slijten. Een goed leasecontract dekt defecten buiten de normale slijtage om.

Merken zoals Ergotopia of Flexispot bieden vaak 5 tot 10 jaar garantie op het frame, wat rustig slaapt. Sluit af met een check op de totale kosten.

Vraag niet alleen naar het maandbedrag, maar naar het totale leasebedrag inclusief rente en eventuele afsluitkosten.

Vergelijk dit met de aanschafwaarde. Soms is een directe aankoop via een zakelijke lening goedkoper, zeker als je het meubilair lang wilt behouden.